Проект по написанию дипломов, рефератов, курсовых работ на заказ
Тел.: 8(904) 427-30-23
Skype: diplomplanet
E-Mail: diplom@diplomplanet.ru
ГлавнаяОставить заявкуЦены на студенческие работыГарантии на наши работыВопросы и ответыО проекте

Бесплатная коллекция рефератов

Найти реферат :
Представляем бесплатную коллекцию готовых рефератов. Любой из них вы можете использовать в качестве "рыбы" для написания своего реферата.

Каталог бесплатных рефератов открыт для пополнения.

Категории

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Английский язык, лингвистика [16]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Бухгалтерский учёт, аудит [71]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Древняя история [31]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Историки [4]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Исторические личности [51]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов История Российской Империи [47]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов История СССР [17]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов История древней Руси [40]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов История средних веков [19]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Культура и искусство [7]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Литература [13]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Логика [4]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Маркетинг [29]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Менеджмент [73]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Новая и новейшая история [7]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Педагогика [70]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Политология [10]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Право, юриспруденция [35]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Психология [29]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Разное [5]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Социология [11]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Страхование [2]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов ТГП [3]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Туризм [54]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Философия [28]

Бесплатная коллекция (банк) рефератов Экономика [67]

Новые поступления

Приемы развития фонетических навыков на начальном этапе изучения английского языка Приемы развития фонетических навыков на начальном этапе изучения английского языка
→ Подробнее
Диплом Анализ финансового состояния Диплом Анализ финансового состояния "МКНЭ"
→ Подробнее
Курсовая работа: Затраты на производство и реализацию продукции Курсовая работа: Затраты на производство и реализацию продукции
→ Подробнее
Контрольная работа: Анализ автотранспортного предприятия Контрольная работа: Анализ автотранспортного предприятия
→ Подробнее
ОТЧЕТ по преддипломной практике ОТЧЕТ по преддипломной практике
→ Подробнее
Курсовая работа на тему: Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия с использованием прикладных программ Курсовая работа на тему: Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия с использованием прикладных программ
→ Подробнее
Курсовая работа по предмету: Анализ хозяйственной деятельности Курсовая работа по предмету: Анализ хозяйственной деятельности
→ Подробнее

Самые популярные материалы

История развития менеджмента [124895 просмотров]
История развития менеджмента → Подробнее
Менеджмент и управление. Общее и различия [101567 просмотров]
Менеджмент и управление. Общее и различия → Подробнее
om68cy [85916 просмотров]
om68cy → Подробнее
Версальско-Вашингтонская система: принципы и противоречия [71603 просмотра]
Версальско-Вашингтонская система: принципы и противоречия → Подробнее
Глобальные экономические проблемы [62353 просмотра]
Глобальные экономические проблемы → Подробнее
Современные принципы менеджмента [60475 просмотров]
Современные принципы менеджмента → Подробнее
Достоинства и недостатки теории менеджмента [57553 просмотра]
Достоинства и недостатки теории менеджмента → Подробнее


Ожидают модерацию 4193 статьи



методичка «Документирование управленческой деятельности»


Оценка 0/5 (Голосов: 0)
        ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 4
1 СОДЕРЖАНИЕ РАЗДЕЛОВ И ТЕМ КУРСА 5
2 МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ 6
3 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 8
4 ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ 9
5 ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 16
5.1 Правила и примеры оформления делового письма 16
Задание 1 для выполнения контрольной работы 23
Задание 2 для выполнения контрольной работы 28
5.2 Документирование организационно-распорядительной деятельности 29
5.2.1 Требования к составлению и оформлению приказов 30
Задание 3 для выполнения контрольной работы 33
5.2.2 Требования к составлению и оформлению протоколов 35
Задание 4 для выполнения контрольной работы 38
5.3 Документы по личному составу 40
Задание 5 для выполнения контрольной работы 46
5.4 Информационно-справочные документы 47
Задание 6 для выполнения контрольной работы 52
Задание 7 для выполнения контрольной работы 54
6 ПРИМЕРЫ ТЕСТОВЫХ ВОПРОСОВ ДЛЯ ЭКЗАМЕНА ПО КУРСУ 56


ВВЕДЕНИЕ

Цели и задачи курса
Цель курса «Документирование управленческой деятельности» состоит в ознакомлении студентов с порядком подготовки и оформления организационно-распорядительных документов как базового процесса в реализации всех управленческих функций и приобретения практических знаний и навыков при подготовке управленческих документов.

В задачи изучения дисциплины входит изучение основных положений и стандартов по документированию управленческой деятельности, ознакомление с современными способами и техникой создания документов, выработка практического навыка в разработке основных служебных документов, регламентирующих управленческую деятельность, овладение приемами и навыками работы с различными документами, рациональной организации документооборота на предприятии.

Место курса в учебном процессе и требования к знаниям, умениям студента
По окончании изучения курса студенты должны знать:
– нормативные документы по стандартизации в области делопроизводства, действующие на территории РФ;
– государственный стандарт РФ ГОСТ 6.30-2003;
– системы документации, требования к составлению и оформлению документов, современные способы и технику создания документов;
– состав и содержание кадровой документации;
– правила и формы деловой переписки.
По окончании изучения дисциплины студенты должны уметь:
– применять теоретические знания на практике при составлении управленческих документов и документов по личному составу;
– грамотно разрабатывать управленческие документы, используемые в деятельности предприятий;
– использовать в своей деятельности прикладные программные средства и средства оргтехники.

1 СОДЕРЖАНИЕ РАЗДЕЛОВ И ТЕМ КУРСА

Тема 1. Основные понятия


Предмет, содержание и задачи курса. Основные понятия.

Тема 2. Документы. Классификация документов
Документы. Виды, классификации документов.

Тема 3. Нормативно-методическое регулирование работы с документами
Нормативные документы. Методические документы, регулирующие работу с документами.

Тема 4. Требования к оформлению управленческих документов
Общие требования. Требования к оформлению реквизитов. Требования к изготовлению документов. Форматы бумаги и поля. Бланки документов. Требования к тексту документа.

Тема 5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
Основные документы управления. Организационные доку-менты. Распорядительные документы. Информационно-справочные документы. Современное деловое и коммерческое письмо. Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий. Документы по личному составу.

Тема 6. Организация документооборота
Регистрация и учет документов. Правила регистрации и индексирования документов. Организация контроля за исполнением документов. Хранение документов, составление номенклатуры дел.

Тема 7. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения
Сведения конфиденциального характера. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Сведения, не относящиеся к коммерческой тайне. Защита документов, содержащих коммерческую тайну. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения. Утрата документов и их восстановление.

Тема 8. Электронное делопроизводство
2 МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

Контрольная работа является заключительным этапом изучения курса «Документирование управленческой деятельности».
Контрольные задания соответствуют содержанию учебного курса, отраженному в рабочей программе. Контрольные задания охватывают основные темы и понятия учебной дисциплины, сопровождаются методическими указаниями и примерами составления документов.
Цель контрольной работы — проверка знаний студентов, полученных ими в процессе самостоятельного изучения курса «Документирование управленческой деятельности».
Контрольная работа состоит из вариантов для выполнения практического задания. При выполнении контрольной работы необходимо использовать материалы учебников, нормативных документов.
Структурными элементами контрольной работы являются: титульный лист, основная часть, список использованной литературы.

Оформление контрольной работы. Контрольная работа должна быть выполнена при помощи текстового редактора Word, в одном файле, каждое задание на отдельном листе, в том порядке, в котором они представлены в данном учебно-методическом пособии, в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов, которые изложены в данном пособии, а также в одноименном учебном пособии.



Титульный лист работы должен быть оформлен в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению контрольных работ.
На титульном листе работы следует указать дату выполнения, страницы следует пронумеровать. В работе должен быть указан список литературы.

Контрольная работа состоит из семи заданий. Первое задание контрольной работы предназначено для закрепления теоретических знаний; объем ответа должен быть кратким. Начиная со второго задания контрольной работы, необходимо составить конкретные виды документов, что будет способствовать закреплению навыков по оформлению управленческих документов.
Выполнение контрольной работы осуществляется по всем предложенным заданиям по номеру варианта, рассчитанному по формуле:
Nвар = (МК)div100,

где М — две последние цифры вашего индивидуального пароля;
К — число вариантов в данном задании контрольной работы.
Например, М = 81 (две последние цифры вашего индивидуального пароля), К = 10, тогда Nвар = (8110)div100 = 810div100 = = 8.


3 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документа-ции. Унифицированная система организационно-распорядитель-ной документации. Требования к оформлению документов. Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. — М. Изд-во стандартов, 2003.
2. ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 1998.
3. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Федераль-ной архивной службы России от 27.11.2000 № 68. — М., 2001.
4. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие приказом Главархива СССР от 25.05.1998 № №№. — М.: Главархив СССР, 1991.
5. ДР 191-98. Унифицикация текстов управленческих доку-ментов / Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ.
6. Общероссийский классификатор управленческой доку-ментации ОК 011-93 (ОКУД). Утвержден и введен в действие по-становлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299 (с изм. и доп. от 1999—2002 гг.).
7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие / М.В. Кирсанова. — 4-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новоси-бирск: Сибирское соглашение, 2005. — 312 с.
8. Стенюков М.В. Делопроизводство. Организация доку-ментационного обеспечения предприятия: учебник для вузов / М.В. Стенюков. — М.: А-Приор, 2009. — 176 с.
9. Раздорожный А.А., Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / А.А. Раздорожный. — М.: ИНФРА-М, 2009. — 304 с.
10. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документаци-онное обеспечение управления: учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов; Гриф МО РФ; 6-е изд., испр. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2010. — 364 с.
11. Новиков Е.А., Делопроизводство в службе персонала: прак. пособие / Е.А. Новиков. — М.: Омега-Л, 2006. — 352 с.
12. Сагиян С. Делопроизводство на компьютере. Популярный самоучитель / С. Сагиян. — СПб.: Питер, 2005. — 256 с.

4 ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.
Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований.
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации — индекс пред-приятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — печать;
26 — отметка о заверении копий;
27 — отметка об исполнителе и номер его телефона;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа;
30 — идентификатор электронной копии документа.
Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 16, 22, 23, 24, 25.
Реквизиты 13, 15, 17, 18, 19, 26, 27, 28, 29, 30 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-2003 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 20 «текст» передает основное содержание доку-мента. Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Схема расположения реквизитов на документах, составляющих систему организационно-распорядительной документа-ции, позволяет максимально увеличить «полезную» площадь — место для размещения текста — основного реквизита документа. Размещение реквизитов документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 значительно улучшает качество документов, их внешний вид.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: про-дольном и угловом (рис. 4.1, 4.2). В продольном расположении все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают площадь (73 88 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положение, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные от-метки в виде уголков, штрихов или других обозначений для раз-мещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.
Документы оформляются главным образом на бумаге фор-мата А4 (210297) и А5 (148210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики, — ведомости, планы и т.д. оформляются на формате А3 (297420).
В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 размер полей должен быть не менее, мм:
левое поле — 20; верхнее поле — 20;
правое поле — 10; нижнее поле — 20.
Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допус-каются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хра-нение документов, но большие поля допустимы.
Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.



Рисунок 4.1 — Расположение реквизитов и границы зон
на формате А4 углового бланка



Рисунок 4.2 — Расположение реквизитов и границы зон
на формате А4 продольного бланка



При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от «длины» (т.е. от количества знаков в наименовании организацииавтора).

В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называемый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).
Упорядочение процессов документирования включает по-мимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает доку-ментам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5—2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2—3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) — 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 — через один интервал.
Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:
От границы левого поля печатают реквизиты: «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.
При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства — текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.


5 ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

5.1 Правила и примеры оформления делового письма

Деловая переписка — неотъемлемое средство связи пред-приятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством связи, электронной почты и т.д. Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. Бланк письма. В зависимости от учредительных документов ор-ганизации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:
01 Государственный герб Российской Федерации;
02 герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи-вания);
04 код организации;
05 ОГРН юридического лица;
06 ИНН/КПП;
08 наименование организации;
09 справочные данные об организации.
Кроме того, на бланке письма размещают ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо».
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 изображение Государственного герба помещается на бланках писем в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации — в соответствии с правовыми актами субъектов РФ, эмблемы организации — в соответствии с уставом организации.
Реквизит 04 — код организации. Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО). Например, 44465533 (включает 8 знаков).
Реквизит 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 08 — наименование организации. Автор доку-мента должен быть указан на каждом документе вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Автором документа в управленческой практике, как правило, выступает организация, учреждение, предприятие (или их структурное под-разделение). На бланке дается наименование организации с указанием организационно-правовой формы, подчиненности, степе¬ни самостоятельности, т.е. те сведения, которые характеризуют автора. Эти данные «выполняют» правовую функцию и необходимы для придания управленческому документу юридической силы.

Наименование организации-автора документа указывается в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная организация). Сокращенное наименование организации, или аббревиатура, приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование размещается на бланках после полного наименования и помещается в скобках, например:


Реквизит 09 — справочные данные об организации. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Государственный стандарт не ограничивает состав сведений, входящих в справочные данные. Однако чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией-автором документа. Почтовый адрес должен быть указан в соответствии с действующими почтовыми правилами, т.е. обязательно должен включать индекс предприятия связи с указанием единиц административно-территориального деления. Номер телефона следует указывать тот, по которому можно получить необходимую информацию (например, канцелярия, секретариат). Группы цифр в номерах телефонов (факсов) разделяют дефисом.

Блок справочных данных может быть дополнен по желанию организации-автора документа следующими данными: номер факса, телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского теле-графа), номер счета в банке и реквизиты банка, телекс, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номер и дата лицензии. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика. Например:


Реквизит 11 — дата документа. Датой письма является дата его подписания. Государственный стандарт предусматривает два варианта последовательности расположения элементов:
а) день месяца, месяц, год. Например: 01.09.2009.
б) год, месяц, день месяца. Например: 2009.02.01. Второй вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах и закреплен в международных стандартах ИСО 8601-88.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 01 октября 2009 г.
Реквизит 12 — регистрационный номер документа. Реги-страционный номер письма (индекс) проставляется при его реги-страции в организации-авторе документа. Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа. При отправке ответных писем принято указывать два индекса — тот, что присвоен документу в организации-авторе данного письма при его регистрации, и тот, который был на полученном документе (реквизит 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа). Если письмо инициативное, т.е. одна организация обращается в другую с каким-либо вопросом первый раз, то вто-рая дата и индекс не заполняются.
Реквизит 13 — ссылка на индекс и дату входящего до-кумента. Этот реквизит включается только в бланк письма, он предназначен для проставления даты и индекса того документа, на который дается ответ.
Реквизит 14 — место составления или издания документа. Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридическо-го лица, определенное его государственной регистрацией.
Реквизит 15 — адресат. Документы направляют в адрес организаций, их структурных подразделений или конкретным должностным лицам. В качестве адресата могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации (структурного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже и адресование оформляется следующим образом:


При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. Например:


При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата. Например:


Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из сле-дующих частей:
– наименование организации;
– структурное подразделение;
– должность, инициалы и фамилия;
– почтовый адрес.
Почтовый адрес может указываться только на конверте.
Например:


Реквизит 17 — резолюция. В резолюции указываются:
– фамилия (или фамилии) исполнителей (кому поручается исполнение);
– содержание поручения (конкретное действие);
– срок исполнения;
– личная подпись руководителя и дата составления резолю-ции.
Реквизит 18 — заголовок к тексту. Заголовок к тексту — реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа.
Реквизит 19 — отметка о контроле. Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируется.
Реквизит 21 — отметка о наличии приложений. Отметка о наличии приложения размещается после окончания текста письма выше реквизита «подпись». Слово «Приложение» печатается начиная от левого поля, после него ставится двоеточие. Текст приложения печатается через один межстрочный интервал; если приложений несколько, текст разделяется 1,5 интервалами.
Реквизит 22 — подпись. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы. В состав реквизита «под-пись» входит наименование должности лица и наименование ор-ганизации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись, инициалы и фамилия.
Реквизит 27 — отметка об исполнителе. Отметка об ис-полнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, на 2—4 интервала ниже реквизита «подпись» и печатается от левого поля.
Реквизит может быть оформлен в двух вариантах:
а) фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;
б) имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона.
Приведем ниже образец оформления письма-ответа с угло-вым расположением реквизитов


Рисунок 5.1 — Пример оформления письма с угловым расположением реквизитов

Задание 1 для выполнения контрольной работы

Найдите ошибки в оформлении в приведенных ниже документах (ответ должен быть письменный, используйте учебное пособие по данному курсу). Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться, составьте документ.

Задание 1.1

Задание 1.2

Задание 1.3

Задание 1.4

Задание 1.5

Задание 1.6

Задание 1.7

Задание 1.8

Задание 1.9

Задание 1.10

Задание 2 для выполнения контрольной работы

Составьте деловое письмо. Текст письма должен быть подробным, четким, убедительным и ясным (примеры писем, реквизитов смотрите в учебном и учебно-методическом пособиях). Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

1. Письмо-извещение Томского ЗАО «Сибэлектромотор» Кемеровскому ОАО «РОССЕЛЬМАШ» о причинах задержки по-ставок моторов и оборудования.
2. Информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров и о возможности принимать заказы на составление программ. Письмо направьте в любую школу, техникум, институт или любое пред-приятие, желающие купить компьютеры.
3. Письмо-приглашение организационного комитета «Техноцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса Техно-парка г. Томска 25—30 мая 2009 г.
4. Составьте гарантийное письмо ОАО «Винтаж» ОАО «КРОКУС» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ОАО «Винтаж» просит произвести эту работу в кратчайшие сроки.
5. Составьте договорное письмо о подписании договора ОАО «Хлебокомбинат № 2» с ЗАО «Паритет» на поставку муки, сахара, масла и т.д.
6. Составьте письмо-отказ типографии издательства ОАО «Наука» ОАО «Триника» о невозможности выполнения заказа на изготовление рекламных буклетов, плакатов, визиток и т.д.
7. Составьте письмо-ответ ОАО «Строй-Т» на просьбу строительно-монтажной фирмы ООО «Элса» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в г. Кедровом Томской области.
8. Составьте совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управления финансов и налоговой политики администрации Кемеровской обл. о выделении дополни-тельных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.
9. Составьте письмо-просьбу ЗАО «Томский завод железо-бетонных конструкций» администрации области о выделении лимита на стеклоплитку в количестве 50 тыс. кв. м для отделки наружных стеновых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать с декабря 2009 г. для треста ОАО «Запсибтрансстрой».
10. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Томскому производственному объединению «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

5.2 Документирование организационно-распорядительной деятельности

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением различных видов документов. Однако при всем многообразии, вне зависимости от специфики предприятия, можно выделить следующие основные группы документов:
– организационные документы (устав, учредительный до-говор, структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
– распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
– документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки, личные счета по зарплате, трудовые книжки);
– финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибыли и убытков, планы сметы, отчеты, счета, кассовые книги и др.)
– информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, докладные записки протоколы и др.).

5.2.1 Требования к составлению и оформлению приказов

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.
Приказ — наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут из-даваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо).

Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один или несколько пунктов, ранее изданных, то отменяются соответствующие пункты.

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам.
Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Пример оформления приказа приведен на рисунке 5.2.

Рисунок 5.2 — Пример оформления приказа


Задание 3 для выполнения контрольной работы

Составьте приказ. Текст приказа должен быть подробным, четким, убедительным и ясным. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

1. Составьте проект приказа по строительной фирме АО «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. В вводной части укажите, что при проверке работы склада пило-материалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см (при норме не более 10 см). В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам (дров, штакетника, вагонки и т.д.).

2. Составьте приказа по Томскому хлебобулочному комбинату № 1 об установлении единого режима работы складов готовой продукции (кондитерского, печенья, тортов). В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам продуктов (муки, дрожжей, соли и т.д.) со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска продуктов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.

3. Напишите проект приказа по ОАО «Томский Сибмотор» об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.01.2009 по 01.01.2009. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки:
– не упорядочен учет личного состава;
– некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном со-стоянии;
– у заведующего складом металлов Ильенко А.П. оказались излишки (125 листов — 333 кг) и недостача стальной ленты (24 м — 176 кг).
Другие реквизиты по недостаткам укажите самостоятельно.
4. Составьте проект приказа документальной проверки предприятия ЗАО «Томский инструмент» с 31.01.09 по 31.06.09. В акте проверки зафиксированы следующие нарушения:
– у заведующего складом готовых изделий Абрамова В.И. допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования;
– в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 43 кг;
– заведующим складским хозяйством Околовским П.И. не-своевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в размере 32 тыс. руб.
Другие реквизиты по недостаткам укажите самостоятельно.
5. Составьте проект приказа по ЗАО «Томский Электроламповый завод» об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы.
6. Составьте приказа по предприятию ЗАО «Сайл» об итогах заказной аудиторской проверки финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей на получение товара со склада и т.д. Предупредите финансовые структуры предприятия о передаче акта проверки в налоговую инспекцию и городскую прокуратуру г. Томска.
7. Составьте приказ об итогах работы с документами в 2009г. в ОАО «Сибирская пушнина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за дело-производство, на разработку мер по улучшению этой работы.
8. Напишите проект приказа директора завода о премирова-нии работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда мате-риального поощрения в размере 40 % ежемесячного должностно-го оклада. Другие данные в тесте укажите самостоятельно.
9. Составьте проект приказа по ОАО «Тиэра» об утвержде-нии инструкции по делопроизводству на заводе. В констатирую-щей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства Рос-сийской Федерации от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов при Правительстве РФ Трифоновым Р.Г., и с ГОСТ Р6.30-2003 канцелярией разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядитель¬ную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией (указать фамилию) и начальнику отдела кадров (указать фамилию) обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции. Назначьте сроки выполнения.
10. Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Томский фармацевтический завод» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и с ГОСТ Р6.30-2003 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроиз-водства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

5.2.2 Требования к составлению и оформлению протоколов

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения во-просов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседани-ях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.
Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).
Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.
Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является дата заседания, если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21—24.01.2009.
Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календар-ного года или срока полномочий коллегиального органа.
Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например: Протокол заседания коллегии; протокол собрания трудового коллектива.

Текст протокола включает вводную и основную части.
В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания (в краткой форме протокола эти сведения опускают). С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.

В вводную часть протокола включается повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения. Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании.
Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются с абзаца, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения во-проса и постановляющей части, формулирующей решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспро-изводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражаю-щий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из про-токола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись.


Задание 4 для выполнения контрольной работы

Составьте протокол:

1. Производственного кооператива «Строитель», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных мате-риалов для строительства жилых домов. На собрании была за-слушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 1315 тыс. руб.
2. Производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рас-смотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2010 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на пять дней раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.
3. Заседания инвентаризационной комиссии ЗАО «Аркада» на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 4 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи комплектующих в сумме 50 тыс. руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 4 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.
4. Общего собрания рабочих производственного хлебобулочного объединения «Хлеб», на котором обсуждался вопрос о создании цеха по выпуску кондитерских изделий, которые являются новыми и в ассортименте объединения не значились. На собрании была заслушана информация директора о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить директору и его заместителю по новым технологиям в течение 3 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 12315 тыс. руб.
5. Общего собрания рабочих строительного предприятия ОАО «Восток», на котором обсуждался вопрос о создании производства бетонных конструкций и арматуры для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация директора о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить директору и его заместителю по строительству в течение 3 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 5 650 тыс. руб.
6. Общего собрания акционеров ОАО «Контракт», на котором обсуждался вопрос об увеличении уставного капитала ОАО. Выступил с конкретными предложениями президент ОАО «Контракт». В прениях выступили главный бухгалтер, экономист, два акционера с критикой. После обсуждения было принято решение увеличить уставной капитал на 200 тыс. руб., утвердить представленный правлением проспект эмиссии акций. Поручить глав-ному бухгалтеру оплатить все расходы по оформлению документов ОАО.
7. Общего собрания членов жилищного строительного кооператива «Авеста» об отчете правления и выборе нового председателя. Выступил с отчетом председатель кооператива за отчетный период 5 лет, главный бухгалтер. В прениях выступили несколько членов кооператива с критикой в адрес правления. Критика направлена на неудовлетворительную работу лифта, постоянное отключение горячей и холодной воды, плохую уборку территории вокруг дома и лестничных площадок. После бурного обсуждения принято решение о выборе нового правления после устранения недочетов прежним руководством. Назначить финансовую комиссию с проверкой всей документации в правлении.
8. Общего собрания членов инициативной группы по созданию ООО «Камелот». Выступили члены инициативной группы с предложением организовать ООО под названием «Камелот», об уставе ООО и выборе директора ООО. После обсуждения было принято решения об организации ООО «Камелот», утверждении устава и выборе директора.
9. Заседания инвентаризационной комиссии ЗАО «Завод из-мерительной аппаратуры» (г. Томск), на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 35 тыс. руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.
10. Общего совещания ИТР ЗАО «Сибмотор» по поводу переоборудования цеха обмотки моторов. Выступал начальник цеха, главный инженер завода, директор с конкретными предложениями (укажите какими) по реконструкции цеха. Выступили несколько ИТР из других цехов и лаборатории по испытаниям с критикой в адрес дирекции завода. После обсуждения общее совещание ИТР приняло решение о переоборудовании только одно-го участка в цехе вместо намеченных трех участков, оборудование на которых решили отремонтировать.

5.3 Документы по личному составу

Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых за-фиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
– трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
– приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
– трудовые книжки;
– личные карточки формы Т-2;
– личные дела;
– лицевые счета по заработной плате.
С 2001 года введены в действие новые унифицированные формы документов. Типовые формы распространяются на предприятиях всех форм собственности на территории Российской Федерации.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации.
Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.
Образец оформления резюме приведен ниже.


Рисунок 5.3 — Пример оформления резюме

Трудовой контракт (договор) — документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых отношений и регулирующий их. Сторонам трудового контракта является предприятие (работодатель) и работник (контроктант).
В соответствии со статьей 18 КзоТ РФ контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда.
При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:
– место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);
– конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;
– дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;
– оплату труда;
– обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок; совмещение профессий (должностей); повышение квалификации; дополнительный отпуск и др.
Приказами по личному составу оформляются, как правило, прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия.

Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1. Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы № Т-8.
В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной издания приказа.
Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.

Приказы по личному составу могут быть составлены на обычном листе бумаги.
Образец оформления приказа приведен на стр. 36.
Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий какую-либо просьбу заявителя. Некоторые виды за-явлений могут заполняться на специальных унифицированных бланках.
Образец оформления заявления



Рисунок 5.4 — Пример оформления личного заявления

Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях независимо от форм собственности.
Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью без сокращений. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год.
Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов; дипломов. На титульном листе ставится печать предприятия, где она была впервые заполнена.

Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия, например ОАО «ЭВРИС».
В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 — дата приема, в графе 3 — указание действия и должность, в графе 4 — основание. Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок.

Рисунок 5.5 — Пример оформления приказа

Образец заполнения трудовой книжки приведен на рисунок 5.6.


Рисунок 5.6 — Образец заполнения титульного листа трудовой книжки



Рисунок 5.8 — Образец заполнения трудовой книжки.
Раздел «Сведения о работе»

Задание 5 для выполнения контрольной работы

Составьте документ по личному составу.

1. Напишите приказ генерального директора закрытого ак-ционерного общества «Квант» о приеме Вас на работу бухгалте-ром. Напишите заявление о приеме Вас на работу.
2. Составьте приказ об увольнении Вас с работы в фирме «Глобал» в связи с переездом на новое местожительство.
3. Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером Ивановой И.П., б) об увольнении переводом в другую организа-цию. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
4. Напишите заявление о приеме Вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Рос-связьинформ». Составьте приказ: о приеме на работу.
5. Напишите заявление о предоставлении Вам администра-тивного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные рек-визиты укажите самостоятельно. Составьте приказ о предостав-лении административного отпуска.
6. Напишите резюме для оформления документов при по-ступлении на работу.
7. Составьте приказ об увольнении Вас с работы. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении Вас по собственному желанию. Остальные реквизиты укажите самостоятельно. Ти-тульный лист трудовой книжки оформлять обязательно.
8. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации (из одной научной лаборатории в другую). Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
9. Составьте приказ об увольнении работника в связи с лик-видацией предприятия.
10. Напишите приказ генерального директора закрытого ак-ционерного общества «Лидер» о приеме Вас на работу по кон-тракту экономистом. Составьте приказ о приеме на работу.


5.4 Информационно-справочные документы

К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти доку-менты могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.
По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, то считается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать наименование учреждения, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внутренняя докладная записка включает название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает внутреннюю докладную за-писку составитель.


Рисунок 5.9 — Пример оформления докладной записки

Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.
Разновидностью объяснительных записок являются доку-менты, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др.
Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату.
Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требования краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки.


Рисунок 5.10 — Объяснительная записка

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера.
Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справка оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида доку-мента, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что... действительно работает...» и т.д.
Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте.
Ниже (рис. 5.11) приведен пример оформления справки с места работы.


Рисунок 5.11 — Справка о зарплате работника

Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное название розничных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Этот вид документов используют в случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории.
Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), почтовый адрес организации-отправителя (автора документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дату.
Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.
Телеграфный адрес значительно короче почтового и состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица. Например: «МОСКВА ПРИРОДА ВОДРОВУ», «РЯЗАНЬ ГОРСТРОЙ ПИХТОВУ».

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение знаков препинания условными сокращениями: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая, ДВТЧ — двоеточие, КВЧ — кавычки, СКБ — скоби. Принято условное обозначение слова «номер» — HP.
Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обычным способом печатают наименование и почтовый адрес организации отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.
Пример оформления телеграммы:


Рисунок 5.12 — Пример оформления телеграммы

Задание 6 для выполнения контрольной работы

Составьте докладные и объяснительные записки по следующим темам:

1. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Лавреновой Н.П. от 15.01.2009 о произведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы № 92 от 12.01.2009 г. «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2009 года. В док-ладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2008 года было сдано только 35,2 % всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.
2. Составьте объяснительную записку рабочего цеха ОАО «Кристалл» по поводу опоздания им на работу на 2 часа. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
3. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.
4. Составьте объяснительную записку главного инженера директору завода ОАО «Сибкабель» по поводу возгорания электрической установки в цехе № 1. Укажите виновных. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
5. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Луньковым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.
6. Составьте объяснительную записку главного бухгалтера ЗАО «ЛУЧ» в налоговую инспекцию по поводу просрочки платежей по налоговым отчислениям в 3 квартале 2009 г.
7. Составьте и оформите телеграмму ЗАО «Юнисиб» Кемеровскому предприятию АО «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
8. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.
9. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
10. Составьте объяснительную записку предприятия кассира ОАО «ГРАНИТ» главному бухгалтеру по поводу утери ведомости зарплаты рабочих цеха № 2.


Задание 7 для выполнения контрольной работы

Оформите справку:

1. Оформите справку коммерческого учебного учреждения о подтверждении места учебы студента ВУЗа, укажите полный перечень реквизитов (наименование ВУЗа, Ф.И.О., факультет, специальность, группа, курс, должность ответственного лица, выдававшего справку, — начальник ОК).
2. Оформите справку НИИ… о подтверждении места работы младшего научного сотрудника, укажите полный перечень реквизитов (наименование НИИ…, название отдела, лаборатории, Ф.И.О., должность, специальность, научные звания и степени, если они есть, должность ответственного лица, выдававшего справку, — начальник ОК).
3. Оформите справку НИИ… о подтверждении занимаемой должности старшего научного сотрудника, укажите полный перечень реквизитов (наименование НИИ, Ф.И.О., название отдела, лаборатории, должность, специальность, научные звания и степе-ни, если они есть, должность ответственного лица, выдававшего справку, — начальник ОК).
4. Оформите справку предприятия о заработной плате инженера-электронщика ЗАО «ПОЛЮС», укажите полный перечень реквизитов (Ф.И.О., название отдела, лаборатории, должность, размер оклада сотрудника в месяц, вид сотрудничества (контракт, договор, совместительство, постоянная, временная работа и т.д.) должность ответственного лица, выдававшего справку, — главный бухгалтер предприятия).
5. Оформите справку ЖЭУ Кировского района г. Томска о месте проживания Сидорова П.И., укажите полный перечень рек-визитов (Ф.И.О., полный адрес проживания с указанием города, улицы, номера дома, номера квартиры и иждивенцев, проживающих с ним (если они есть, то указать их фамилии, имена, воз-раст, место учебы), должность ответственного лица, выдававшего справку, — начальник ЖЭУ).
6. Оформите справку предприятия о заработной плате токаря завода, укажите полный перечень реквизитов (название завода, Ф.И.О., название цеха, участка, должность, средняя заработная плата рабочего в месяц, вид сотрудничества (контракт, договор, совместительство, постоянная, временная работа и т.д.) должность ответственного лица, выдававшего справку, — главный бухгалтер завода).
7. Оформите справку предприятия о подтверждении занимаемой должности экономиста завода, укажите полный перечень рек-визитов (название завода, Ф.И.О., название цеха, вид работы (контракт, договор, совместительство, постоянная, временная работа и т.д.) должность ответственного лица, выдававшего справку, — начальник ОК).
8. Оформите справку ЖСК «Буревестник» о месте проживания Петрова С.М., укажите полный перечень реквизитов (Ф.И.О., полный адрес проживания с указанием города, улицы, номера дома, номера квартиры и иждивенцев, проживающих с ним (если они есть, то указать их фамилии, имена, возраст, место учебы), должность ответственного лица, выдававшего справку, — председатель ЖСК).
9. Оформите справку учебного учреждения о подтверждении места учебы студента ВУЗа, укажите полный перечень реквизитов (наименование ВУЗа, Ф.И.О., факультет, специальность, группа, курс, должность ответственного лица, выдававшего справку, — начальник ОК).
10. Оформите справку НИИ о подтверждении места работы ведущего научного сотрудника, укажите полный перечень реквизитов (наименование НИИ, название отдела, лаборатории, Ф.И.О., должность, специальность, научные звания и степени, если они есть, должность ответственного лица, выдававшего справку, — начальник ОК).


6 ПРИМЕРЫ ТЕСТОВЫХ ВОПРОСОВ ДЛЯ ЭКЗАМЕНА ПО КУРСУ

1. Система документационного обеспечения управления представляет собой:
1.1 подготовку управленческих решений
1.2 технологию работы с документами
1.3 систематизацию документов в течение календарного года и организацию их архивного хранения
1.4 все перечисленное
2. Работа с документами регламентируется:
2.1 государственной системой документационного обеспечения управления
2.2 ГОСТ Р 6.30-2003 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов)
2.3 типовой инструкцией по делопроизводству
2.4 основными правилами работы ведомственных архивов
2.5 всем перечисленным
3. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает:
3.1 состав реквизитов документов
3.2 требования к оформлению реквизитов документов
3.3 требования к изготовлению, учету и хранению бланков документов
4. Верны ли следующие утверждения:
4.1 документирование — это процесс создания и оформле-ния документа
4.2 организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их систематизация в справочных целях и хранение
4.3 документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или поступления
5. Выполнение единых правил оформление документов обеспечивает:
5.1 юридическую силу документов
5.2 качественное и своевременное составление и использование документов
5.3 организацию оперативного поиска документов
5.4 всем перечисленным
6. Юридическая сила документа обязывает должностных лиц:
6.1 соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства
6.2 издавать любые документы
6.3 соблюдать действующие общегосударственные правила составления и оформления документов
7. Верны ли следующие определения:
7.1 документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифи-цировать
7.2 реквизит документа — обязательный элемент оформле-ния официального документа
7.3 каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов
8. Документы оформляются на бумаге формата
8.1 А4, А5, А3, А6
8.2 А4, А5, А3, А0
8.3 А4, А5, А8, А6
9. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает типовые бланки документов:
9.1 общий бланк
9.2 бланк письма
9.3 бланк вида документа
9.4 гербовые бланки
9.5 все ответы верны
10. На бланке письма указывается наименование вида документа:
10.1 письмо
10.2 коммерческое предложение
10.3 деловое письмо
10.4 все неверно
11. На бланках документов негосударственных структур проставляется:
11.1 Государственный герб РФ
11.2 Герб субъекта РФ
11.3 эмблема организации или товарный знак
12. К организационным документам относят:
12.1 положение
12.2 устав
12.3 приказ
12.4 структурную и штатную численность
12.5 инструкцию
12.6 договор
13. К распорядительным документам относят:
13.1 указание
13.2 приказ
13.3 акт
13.4 распоряжение
13.5 протокол
14. К информационно-справочным документам:
14.1 письмо
14.2 докладную записку
14.3 решение
14.4 акт
14.5 справки
15. Проставьте порядок этапов обработки входящих документов:
15.1 передача на исполнение
15.2 регистрация
15.3 предварительное рассмотрение
15.4 первичная обработка
15.5 рассмотрение руководством
16. Регистрации подлежат документы:
16.1 требующие специального учета
16.2 исполнения и использования
16.3 полученные только для сведения
17. Систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения называется:
17.1 перечень дел
17.2 список дел
17.3 номенклатура дел
18. В номенклатуру дел включаются:
18.1 все документы
18.2 все документы, кроме журналов учета
18.3 все документы, кроме печатных изданий
19. Документы систематизируются в дела в соответствии с принципом:
19.1 вопросно-логическим
19.2 хронологическим
19.3 алфавитным
19.4 нумерационным
19.5 все ответы верны
20. В деле хранится:
20.1 один экземпляр каждого документа
20.2 несколько экземпляров каждого документа

Версия для печати
Количество просмотров: 7382

Что ещё смотрели люди, читавшие данную статью:
методичка «Документирование управленческой деятельности» [7382]
Логистика [8783]
Как выбирают свой бизнес [6018]
Контрольная работа по логике [4959]
Примеры эффективной деятельности PR службы в какой либо отрасли на конкретном примере. [7071]

Рефераты, курсовые, дипломные работы Ключевые слова для данной страницы: делопроизводство, реквизиты, документирование управленческой деятельности, ДОУ

Если у Вас возникло непреодолимое желание поддержать проект бесплатных готовых рефератов, Вы можете просмотреть на сайте любую рекламу.